Mit Spaß und Respekt an der Showfront

Planung und Durchführung von Events im KönigPALAST und Seidenweberhaus

Wenn in der Garderobe von Elton John der Flatscreen mit allen amerikanischen und britischen Sportsendungen läuft und das Management des Popstars die von einem Innenarchitekten in ein stylisches Wohnzimmer umgewandelte Eishockeykabine „abgenommen“ hat, kann das Veranstaltungsteam vom KönigPALAST so langsam aufatmen. Dann ist ein Großteil der Arbeit getan. Den Weg dorthin beschreibt diese Reportage.

„Unsere Stärke ist der freundschaftliche Umgang mit externen Dienstleistern“: Inge Klaßen, Leiterin vom KönigPALAST

Rund 200 interne und externe Mitarbeiter vom Platzanweiser über das Reinigungspersonal bis zu Security und Malteser Hilfsdienst sind bei der Planung und Durchführung einer Veranstaltung in der Größenordnung eines Elton John-Konzertes im Einsatz. Die Aufgaben beginnen mit der Künstler-Akquise und dem Abschluss eines Mietvertrages. Der KönigPALAST fungiert nämlich nicht als Veranstalter, sondern überwiegend als Vermieter, um das Kostenrisiko so gering wie möglich zu halten. Eine kluge Entscheidung angesichts von 38 Events im KönigPALAST (neben den Heimspielen der Krefeld Pinguine) und 192 Shows, Tagungen und Kongressen im Seidenweberhaus. Alle werden von einem sechsköpfigen Veranstaltungsteam betreut.

Inge Klaßen, die den Bereich Veranstaltungsmanagement für den KönigPALAST und das Seidenweberhaus leitet, arbeitet eng mit ihrem Team zusammen. Tim Gohlke, Celina Benten und Stefan Müller, Veranstaltungsleiter vom Seidenweberhaus, unterstützen sie bei den organisatorischen Vorbereitungen, betreuen die Veranstaltungen und sind darüber hinaus für das Marketing verantwortlich. Tim Gohlke und Celina Benten kümmern sich zudem um die Vermarktung der Logen in Abstimmung mit der Abteilung Ticketing. Die wird von Rebecca Sitt geleitet. Gemeinsam mit Kevin Dregger sorgt sie dafür, dass jeder Zuschauer einen passenden Sitzplatz findet. Das läuft angesichts verschiedener digitaler Ticketsysteme, die alle Karten für ein und dieselbe Veranstaltung anbieten, nicht immer fehlerfrei. Rebecca Sitt erinnert sich an eine große Boxveranstaltung mit Felix Sturm und dem Australier Sam Soliman für „Sat1 Ran“: „Damals waren 60 Tickets doppelt verkauft worden, was wir erst vor Ort festgestellt haben. Wir haben dann kurzfristig entschieden, den zu Recht verärgerten Zuschauern noch verfügbare Logenplätze anzubieten. Am Ende waren alle happy.“

Rebecca Sitt appelliert ausdrücklich an alle Besucher, sofort das Personal anzusprechen, wenn etwas schiefgelaufen ist, damit das Problem am besten noch vor Beginn der Veranstaltung gelöst werden kann. Stellvertretend für ihre Kollegen betont sie: „Das ist unsere Leidenschaft. Genauso, wie wir bei privaten Einladungen möchten, dass sich unsere Gäste wohlfühlen, sehen wir uns hier als Gastgeber, die erst zufrieden sind, wenn das Publikum glücklich ist.“

„Wenn sich externe Mitarbeiter in der Halle wohlfühlen, haben wir alles richtig gemacht.“

„Wenn sich externe Mitarbeiter in der Halle wohlfühlen, haben wir alles richtig gemacht.“
Glücklich sein muss natürlich auch die Produktion, also das Team, das die Halle angemietet hat. Dazu gehören neben dem Management vor allem die Bühnenarbeiter sowie externe Licht- und Tontechniker. Als technischer Leiter vom KönigPALAST ist Darius Gehrmann das Bindeglied zur Produktion. Er unterstreicht: „Wenn im Vorfeld alle Informationen über Bühnenaufbauten, Kabelwege und Sichtlinien detailliert geflossen sind und sich die Mitarbeiter der Produktion später beim Einrichten der Halle gut betreut fühlen, haben wir alles richtig gemacht.“

Gewissenhaftes Arbeiten bedeutet Mitdenken, auch über die eigenen Arbeitsfelder hinaus, und ein Sich-Einfühlen-können in die Bedürfnisse von Geschäftspartnern und Zuschauern. Das ist beim Veranstaltungsteam vom KönigPALAST deutlich zu spüren. Die Atmosphäre ist freundschaftlich, die Absprachen professionell. Alle haben nicht nur ihre Büros direkt nebeneinander im KönigPALAST und sind über das Intranet miteinander vernetzt, sondern treffen sich immer mal wieder „auf dem kleinen Dienstweg“ im Besprechungsraum.

Auch das gehört dazu: Tim Gohlke bestückt die Säulen und die Plakatrahmen im Foyer

Dort hat das Team gerade erfahren, dass 2019 eine Zusatzshow mit Martin Rütter und auch wieder der „Lachende KönigPALAST“ stattfinden werden: unter anderem mit Brings, den Höhnern, Cat Ballou und Kasalla. „Ohne die verbindliche Zusage des Veranstalters, dass dieses Mal alle Top-Bands dabei sind, hätte es keine Neuauflage gegeben“, betont Inge Klaßen, die seit 14 Jahren nicht nur Verhandlungsstärke beweist und über ein enges Netzwerk zu Veranstaltungsagenturen verfügt, sondern sich mit ihrem Team auch den Ruf erarbeitet hat, dass im KönigPALAST ein sehr menschlicher und respektvoller Umgang herrsche. „Das ist unser Plus gegenüber großen Arenen wie Düsseldorf und Köln. Mit unserer Hallenkapazität von im Schnitt 5.500 Plätzen gehören wir nicht zu den Top-Standorten; dafür punkten wir mit einem guten Arbeitsklima nach innen und außen“, argumentiert sie und strahlt dabei übers ganze Gesicht.

Blick nach vorn: Mehr Sport-Events
Zum Berufsbild von Veranstaltungsplanern gehört auch der permanente Blick nach vorn: Neben Comedy und Shows, die das Angebot seit Jahren beherrschen, arbeitet das Team daran, neue Events und Veranstaltungsformate zu akquirieren. Dazu gehören hochrangige Basketball- und Darts-Turniere, aber auch internationale Computerspiel-Meisterschaften der Electronic Sports League (ESL). Die Mitarbeiter haben ihr Ohr natürlich auch immer am Musikmarkt – sei es, dass Silbermond eine neue CD herausbringt oder durchsickert, dass Udo Lindenberg wieder eine Tour plant. Bevor eine neue Show wie „Apassionata“ oder eine große Fernsehproduktion wie „Willkommen bei Carmen Nebel“ in den KönigPALAST kommt, packen Inge Klaßen und der technische Leiter, Darius Gehrmann, auch schon einmal ihre Koffer, um sich vor Ort ein Bild von den Dimensionen der Produktion zu machen: Wie verlaufen die Kabelwege? Was wird backstage an Extras verlangt? Wie aufwändig ist die Licht- und Tontechnik?

Das Team vom KönigPALAST jedenfalls präsentiert sich gegenüber Dienstleistern und Kunden immer in einem guten Licht, und auch der Ton ist dabei angenehm.

KönigPALAST Krefeld,
Westparkstraße 111,
47803 Krefeld,
www.koenigpalast.de

Redaktioneller Hinweis: Bei diesem Beitrag handelt es sich um ein Advertorial.